Una Política de gestió de documents electrònics conté orientacions o directrius que definix una organització per a la creació i gestió de documents autèntics, fiables i disponibles al llarg del temps, d'acord amb les funcions i activitats que li són pròpies. La política s'aprova al més alt nivell dins de l'organització, i assigna responsabilitats quant a la coordinació, aplicació, supervisió i gestió del programa de tractament dels documents a través del seu cicle de vida.
La Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics
, té per objecte establir les directrius per a la definició de polítiques de gestió de documents electrònics.
La Guia d'aplicació de la Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics servix com a ferramenta de suport per a l'aplicació i implementació del que es disposa en la NTI; el seu contingut inclou tant cites explícites al text de la NTI com a explicacions i continguts complementaris a aquella.
Models de Polítiques de Gestió de Documents Electrònics
- El Model de política de gestió de documents electrònics té com a objectiu servir com a referència genèrica per a l'elaboració d'una Política de Gestió de documents electrònics conforme a l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, seguint el que es disposa en la Norma Tècnica d'Interoperabilitat i en la seua corresponent Guia d'Aplicació.
- El Model A de política de gestió de documents electrònics per a entitats locals (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental.
- El Modelo B de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (PGD-eL) elaborado por el Subgrupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Tipo para Entidades Locales, creado en el Grupo de trabajo de Documento, Expediente y Archivo Electrónico, de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.
Tots dos models A i B contenen models orientatius de política de gestió documental local, quadre de classificació funcional i índex de sèries documentals que permetran la gestió dels documents electrònics dels ajuntaments, en el marc de l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, (ENI). Interessa a les entitats locals, especialment d'aquelles més xicotetes i amb més dificultats per a elaborar una política de gestió de documents electrònics.
A continuació s'arrepleguen alguns exemples de polítiques de gestió de documents electrònics que s'han elaborat i publicat des de diferents àmbits de les Administracions Públiques.
