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Policy of electronic document management

Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

The Technical Standard policy interoperability electronic document management (Opens in new window) , aims to establish guidelines for defining policies of electronic document management.

The Application guide of the Technical Standard policy interoperability electronic document management (Opens in new window)  sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

Political models electronic document management

Ambos modelos A y B contienen modelos orientativos de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.

Below are some examples of management policy of electronic documents that have been developed and published from different areas of public administrations.

    General Administration of the state

    Finance ministry & Political ministry Territorial and Public Function

    The following guides develop the policy document management both joint ministerial departments:

    Download 01 _ guide policy implementation implantation (Opens in new window)  

    Download 01 guide policy implementation implantation (Opens in new window)  

    Download 02 _ guide capture registration application (Opens in new window)

    Download 02 guide capture registration application (Opens in new window)

    Download 03 guide classification implementation (Opens in new window)  

    Download 03 guide classification implementation (Opens in new window)

    Download 04 guide application description (Opens in new window)  

    Download 04 guide application description (Opens in new window)  

    Download 05 guide information access Guide (Opens in new window)  

    Download 05 guide application access information (Opens in new window)  

    Download 06 guide rating implementation (Opens in new window)  

    Download 06 guide rating implementation (Opens in new window)  

    Download 07 guide conservation implementation (Opens in new window)  

    Download 07 guide conservation implementation (Opens in new window)  

    Download 08 guide application transfer (Opens in new window)  

    Download 08 guide application transfer (Opens in new window)  

    Download 09 guide implementation phase (Opens in new window)  

    Download 09 guide implementation phase (Opens in new window)  

    10 Download managers agents application guide documentary (Opens in new window)  

    10 Download managers agents application guide documentary (Opens in new window)  

    Download scanning application guide 11 (Opens in new window)  

    Download scanning application guide 11 (Opens in new window)  

     

    Ministry of education, culture and sport

    Policy of electronic document management of the ministry of education, culture and Sport.

    Finance ministry and public administrations

    Policy of electronic document management from the finance ministry and public administrations

    Finance ministry and public administrations

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas - Ponencias complementarias al documento

    Autonomous Communities

    'Apprentissage community of Navarre

    Agreement of the government of Navarre, 16 December 2020, which approves the policy of electronic document management of the administration of the community Foral of Navarrese and Institutional public Sector.

    Valencian Majorcan

    COMMAND 1/2018, 27 December, together, the Conselleria of finance and Economic Model and Conselleria of education, research, culture and sport, approving the policy of electronic document management of the Generalitat.

    NOTE: With this issue also relates the DECREE 50/2018 of 27 April (Opens in new window) from Consell, which regulates the documentary management, organization and operation of the files of the Generalitat.

    Castilla-La Stain

    Decree 89/2017, 12 December, which approves the policy document management of entities that make up the public sector of the administration of the board of communities of Castilla-La Stain.

    Andalucian marvel

    Acuerdo de 1 de agosto de 2017, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Junta de Andalucía.

    Murcia region

    Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

    Cantabria

    Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público. 

    Illes Balears

    The AGREEMENT governing council of day 9 December 2016 approving the Documentary management policy government Balears Illes

    Basque Country

    Order of 27 September 2016, the Counselor of Public Administration and justice and the Counselor of finance and finance, approving the policy of electronic document management of the public sector of the autonomous community of Mountain Bike.

    March

    DECREE 38/2016, 5 April, government, march which approves policy file management and electronic documents of the administration of the autonomous community march and their Public agencies.

    Principality of Asturias

    Resolution of 22 March 2016, the Presidency counseling and citizen participation, which approves the management policy of documents of the principality of Asturias. (BOPA 31 March 2016)
     

    Local Entities

    Development of Barcelona

    ANUNCI d'aprovació de la Política de Gestió Documental de la Diputació de Barcelona

    Development of Valladolid

    Resolución de la Presidencia 3994/2015, por la que se aprueba la Política de gestión de documentos de la Diputación Provincial de Valladolid

    Universities

    Navarra public university

    El Consejo de Gobierno, en sesión de 10 de septiembre de 2019, aprueba la nueva versión de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad  Pública de Navarra.

    Valladolid university

    Política de gestión de documentos electrónicos de la Universidad de Valladolid. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 14 de diciembre de 2016.

    CRM

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad de Murcia. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 13 de febrero de 2014.

    Other institutions

    General Meeting of the principality of Asturias

    Normas de política de gestión de documentos electrónicos de la Junta General del Principado de Asturias 

    Senate spain

    Documentary management policy Senate approved by the Senate Table at its meeting on 28 April 2020.

    Examples of tables of classification of Local Entities

    Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

    Table of classification of funds from Municipal archives. Group of Archivists Municipal Madrid

    Propuesta de Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos. Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales