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Policy of electronic document management

Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

The Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window) , tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.

The Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window)  sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

Policy models of electronic document management

  • The Policy model electronic document management (Opens in new window)  tiene como objetivo servir como referencia genérica para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Guía de Aplicación.
  • The Modelo A de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (Opens in new window) (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental.
  • The Model B management policy of electronic documents to local entities (Opens in new window) (PGD-eL) prepared by the sub-working group of policy for the management of Electronic Documents for Local Authorities, established the working group of the document, Record and Electronic Archiving of the sectoral Commission E-government.

Ambos modelos A y B contienen modelos orientativos de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.

Below are some examples of policies of electronic document management which have been developed and published a variety of fields of public administrations.

    General state administration

    Ministry of finance (2020)

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGD-e) del Ministerio de Hacienda. De aplicación en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades públicas que así lo decidan. Su aplicación en el Ministerio de Política Territorial y Función Pública y en el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que han participado en los trabajos de elaboración, deberá ser aprobada por dichos departamentos. Dado su carácter global, también puede ser válida y de aplicación en las entidades y organismos del sector público que así lo consideren.

    Autonomous Communities

    Community of navarre

    ACUERDO del Gobierno de Navarra, de 16 de diciembre de 2020, por el que se aprueba la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y del Sector Público Institucional Foral.

    Valencia

    ORDEN 1/2018, de 27 de diciembre, conjunta, de la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico y de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Generalitat.

    NOTE: With this matter also relates the Decree no. 50/2018, of 27 april (Opens in new window) , del Consell, which regulates the documentary management, organization and functioning of the files of the Generalitat.

    Castilla-La Stain

    Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

    Andalusia

    Acuerdo de 1 de agosto de 2017, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Junta de Andalucía.

    Region of Murcia

    Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

    Cantabria

    Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público. 

    Illes Balears

    ACUERDO del Consejo de Gobierno de día 9 de diciembre de 2016 por el que se aprueba la Política de Gestión Documental del Gobierno de las Illes Balears

    The Basque Country

    ORDEN de 27 de septiembre de 2016, del Consejero de Administración Pública y Justicia y del Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

    Aragon

    Decree-law no. 38/2016, of 5 april, the government of aragón, which approves the management policy and archiving of documents of the administration of the autonomous community of aragon and its Agencies.

    The principality of Asturias

    Resolution of 22 march 2016, authorised by the presidency and Citizen Participation, which approves the management Policy Documents of the principality of Asturias. (BOPA 31 march 2016)
     

    Local entities

    Universities

    State university of Navarra

    El Consejo de Gobierno, en sesión de 10 de septiembre de 2019, aprueba la nueva versión de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad  Pública de Navarra.

    University of Valladolid

    Política de gestión de documentos electrónicos de la Universidad de Valladolid. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 14 de diciembre de 2016.

    Universidad de Murcia

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad de Murcia. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 13 de febrero de 2014.

    Other institutions

    General Meeting of the principality of Asturias

    Normas de política de gestión de documentos electrónicos de la Junta General del Principado de Asturias 

    Senate of spain

    Política de gestión documental del Senado, aprobada por la Mesa del Senado en su reunión del día 28 de abril de 2020.

    Examples of classification tables Local Entities

    Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

    Table of various types of funds of Municipal Files. The group of the Madrid Municipal Archives

    Propuesta de Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos. Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales

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