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Metadata

The metadata records management system helped to identify and contextualizing, authenticate documents. While a metadata schema defined the incorporation and metadata management of electronic documents throughout their life cycle. This section provides resources pertaining to the diagram of Metadata for the management of the electronic record.

Metadata records management

The generic definition of ‘ metadata ’, as contained in the spanish national scheme of Interoperability, is “ data that defines and describes other data ". There are different kinds of metadata according to its implementation.

The article 42 of the royal decree 1671/2009 (Opens in new window) , de 6 de noviembre, al desarrollar las disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos, define ‘metadato’ como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”.

El Real Decreto 4/2010 define también ‘metadato de gestión de documentos’ como “información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan”.

Así mismo, define ‘esquema de metadatos’ como “instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida”.

The document and electronic file being compulsory minimum metadata and can put The core metadata. Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos in its paragraph VII the allocation of metadata.

The Metadata schema for the management of the electronic (e-EMGDE) (Opens in new window) mentioned by the technical standard policy of interoperability of electronic document management (VII.4, may be used as a reference tool to support the adequacy of each organization to the requirements of interoperability in the field.

The outline e-EMGDE provides:

  • El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente.
  • La descripción de cada uno de los elementos y sub-elementos de metadatos, a través de la descripción de cada una de sus características: definición, propósito, obligatoriedad, etc.
  • Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes.
  • References to the rules used as a basis, as well as other rules that could be relevant.

The Example of the implementation of the metadata Schema for the management of the electronic (e-EMGDE) (Opens in new window) muestra un ejemplo de cómo se aplicaría el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico para un documento electrónico que será intercambiado y que, por tanto, deberá contener los metadatos mínimos obligatorios desde una perspectiva funcional.

 

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