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Policy of electronic document management

Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

The Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window) , tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.

The Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window)  sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

Political models electronic document management

Ambos modelos A y B contienen modelos orientativos de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.

A continuación se recogen algunos ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos que se han elaborado y publicado desde diferentes ámbitos de las Administraciones Públicas.

    General Administration of the state

    Finance ministry & Political ministry Territorial and Public Function

    Las siguientes guías desarrollan la política de gestión de documentos conjunta de ambos departamentos ministeriales:

    Download 01 _ guide policy implementation implantation (Opens in new window)  

    Download 01 guide policy implementation implantation (Opens in new window)  

    Download 02 _ guide capture registration application (Opens in new window)

    Download 02 guide capture registration application (Opens in new window)

    Download 03 guide classification implementation (Opens in new window)  

    Download 03 guide classification implementation (Opens in new window)

    Download 04 guide application description (Opens in new window)  

    Download 04 guide application description (Opens in new window)  

    Download 05 guide information access Guide (Opens in new window)  

    Download 05 guide application access information (Opens in new window)  

    Download 06 guide rating implementation (Opens in new window)  

    Download 06 guide rating implementation (Opens in new window)  

    Download 07 guide conservation implementation (Opens in new window)  

    Download 07 guide conservation implementation (Opens in new window)  

    Download 08 guide application transfer (Opens in new window)  

    Download 08 guide application transfer (Opens in new window)  

    Download 09 guide implementation phase (Opens in new window)  

    Download 09 guide implementation phase (Opens in new window)  

    10 Download managers agents application guide documentary (Opens in new window)  

    10 Download managers agents application guide documentary (Opens in new window)  

    Download scanning application guide 11 (Opens in new window)  

    Download scanning application guide 11 (Opens in new window)  

     

    Ministry of education, culture and sport

    Policy of electronic document management of the ministry of education, culture and Sport.

    Finance ministry and public administrations

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

    Finance ministry and public administrations

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas - Ponencias complementarias al documento

    Autonomous Communities

    'Apprentissage community of Navarre

    Agreement of the government of Navarre, 16 December 2020, which approves the policy of electronic document management of the administration of the community Foral of Navarrese and Institutional public Sector.

    Valencian Majorcan

    ORDEN 1/2018, de 27 de diciembre, conjunta, de la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico y de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Generalitat.

    NOTE: With this issue also relates the DECREE 50/2018 of 27 April (Opens in new window) , del Consell, por el que se regula la gestión documental, la organización y el funcionamiento de los archivos de la Generalitat.

    Castilla-La Stain

    Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

    Andalucian marvel

    Acuerdo de 1 de agosto de 2017, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Junta de Andalucía.

    Murcia region

    Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

    Cantabria

    Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público. 

    Illes Balears

    ACUERDO del Consejo de Gobierno de día 9 de diciembre de 2016 por el que se aprueba la Política de Gestión Documental del Gobierno de las Illes Balears

    Basque Country

    ORDEN de 27 de septiembre de 2016, del Consejero de Administración Pública y Justicia y del Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

    March

    DECRETO 38/2016, de 5 de abril, del Gobierno de Aragón, por el que se aprueba la Política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón y de sus Organismos Públicos.

    Principality of Asturias

    Resolución de 22 de marzo de 2016, de la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana, por la que se aprueba la Política de Gestión de Documentos del Principado de Asturias. (BOPA 31 marzo 2016)
     

    Local Entities

    Universities

    Navarra public university

    El Consejo de Gobierno, en sesión de 10 de septiembre de 2019, aprueba la nueva versión de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad  Pública de Navarra.

    Valladolid university

    Policy of electronic document management of the University of Valladolid. Document adopted in Governing council of 14 December 2016.

    CRM

    Policy of electronic document management of the university in Murcia. Document adopted in Governing council of 13 February 2014.

    Other institutions

    General Meeting of the principality of Asturias

    Policy rules electronic document management of the General meeting of the principality of Asturias

    Senate spain

    Política de gestión documental del Senado, aprobada por la Mesa del Senado en su reunión del día 28 de abril de 2020.

    Examples of tables of classification of Local Entities

    Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

    Cuadro de Clasificación de Fondos de Archivos Municipales. Grupo de Archiveros Municipales de Madrid

    Proposal for a Table of classification of funds from Municipalities. Work table on Municipal Organization of files