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Policy of electronic document management

Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

The Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos (Opens in new window) aims to develop guidelines for the definition of electronic records.

The Guide to enactment of the technical standard policy of interoperability of electronic document management (Opens in new window)  sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

Policy models of electronic document management

  • The Policy model electronic document management (Opens in new window)  tiene como objetivo servir como referencia genérica para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Guía de Aplicación.
  • The Modelo A de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (Opens in new window) (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental.
  • The Modelo B de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (Opens in new window) (PGD-eL) elaborado por el Subgrupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Tipo para Entidades Locales, creado en el Grupo de trabajo de Documento, Expediente y Archivo Electrónico, de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.

Both models A and B contain political orientation of models of local management, functional classification and documentary series that will enable the management of electronic documents of the municipalities, in the framework of the National Scheme of Interoperability, (ENI). In the interests of local entities, especially those smaller and more difficult to develop a policy for the management of electronic documents.

Below are some examples of policies of electronic document management which have been developed and published a variety of fields of public administrations.

    General state administration

    Ministry of finance (2020)

    Policy for the management of electronic documents (PGD-e) of the ministry of finance. The Ministry of finance and public entities so decide. Its implementation in the ministry of Territorial policy and Public Service and the ministry of economic and Digital Transformation, who have participated in the work of drafting, it should be adopted by these departments. Given its global nature, can also be valid and applicable in the entities and public sector agencies to consider.

    Autonomous Communities

    Community of navarre

    ACUERDO del Gobierno de Navarra, de 16 de diciembre de 2020, por el que se aprueba la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y del Sector Público Institucional Foral.

    Valencia

    Order 1/2018, of 27 december, joint the Conselleria de finance and economic model and of the Conselleria de education, research, culture and sport, which approves the management policy of electronic documents de la Generalitat.

    NOTE: With this matter also relates the Decree no. 50/2018, of 27 april (Opens in new window) , del Consell, which regulates the documentary management, organization and functioning of the files of the Generalitat.

    Castilla-La Stain

    Decree 89/2017, of 12 december, which approves the management policy of documents of the constituent entities of the public sector in the administration of the board of communities of Castilla-La Stain.

    Andalusia

    The agreement of 1 august 2017, the council of the government, which approves the management policy of electronic documents of the Junta de andalucia.

    Region of Murcia

    Order of 12 july 2017 of the finance and public administration and tourism, culture and environment, which approves the management policy and archiving of documents of the public service of the autonomous community of the region of Murcia.

    Cantabria

    Decree no. 43/2017 of 22 june, which approves the management policy, administrative documents and electronic files of the administration of the autonomous region of Cantabria and the public Sector.

    Illes Balears

    THE AGREEMENT of the governing council of 9 december 2016 which approves the management Policy of the government of the balearic islands

    The Basque Country

    Order of 27 september 2016, the public administration and Justice and minister for Finance and finance, which approves the management policy of electronic documents of the public sector in the basque autonomy.

    Aragon

    Decree-law no. 38/2016, of 5 april, the government of aragón, which approves the management policy and archiving of documents of the administration of the autonomous community of aragon and its Agencies.

    The principality of Asturias

    Resolution of 22 march 2016, authorised by the presidency and Citizen Participation, which approves the management Policy Documents of the principality of Asturias. (BOPA 31 march 2016)
     

    Local entities

    Barcelona provincial council

    ANUNCI d'aprovació de la Política de Gestió Documental de la Diputació de Barcelona

    Universities

    State university of Navarra

    El Consejo de Gobierno, en sesión de 10 de septiembre de 2019, aprueba la nueva versión de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad  Pública de Navarra.

    University of Valladolid

    Política de gestión de documentos electrónicos de la Universidad de Valladolid. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 14 de diciembre de 2016.

    Universidad Miguel hernández de Elche

    Acuerdo del Consejo de Gobierno del 25 de mayo de 2016, de aprobación de la Política de gestión de documentos electrónicos de la Universidad Miguel Hernández de Elche.

    Universidad de Murcia

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad de Murcia. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 13 de febrero de 2014.

    Other institutions

    General Meeting of the principality of Asturias

    Normas de política de gestión de documentos electrónicos de la Junta General del Principado de Asturias 

    Senate of spain

    Política de gestión documental del Senado, aprobada por la Mesa del Senado en su reunión del día 28 de abril de 2020.

    Examples of classification tables Local Entities

    Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

    Table of various types of funds of Municipal Files. The group of the Madrid Municipal Archives

    Proposal for a table of various types of funds of Municipalities. Working group on Organization of Municipal Files

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