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Política de gestión de documentos electrónicos

Una Política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

La  Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos(Abre en nueva ventana) , tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.

La  Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos(Abre en nueva ventana)  sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

Modelos de Políticas de Gestión de Documentos Electrónicos

Ambos modelos A y B contienen modelos orientativos de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.

A continuación se recogen algunos ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos que se han elaborado y publicado desde diferentes ámbitos de las Administraciones Públicas.

Administración General del Estado

Ministerio de Hacienda (2020)

Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGD-e) del Ministerio de Hacienda. De aplicación en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades públicas que así lo decidan. Su aplicación en el Ministerio de Política Territorial y Función Pública y en el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que han participado en los trabajos de elaboración, deberá ser aprobada por dichos departamentos. Dado su carácter global, también puede ser válida y de aplicación en las entidades y organismos del sector público que así lo consideren.

Comunidades Autónomas

Principado de Asturias

Resolución de 22 de marzo de 2016, de la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana, por la que se aprueba la Política de Gestión de Documentos del Principado de Asturias. (BOPA 31 marzo 2016)
 

Canarias

ORDEN de 23 de febrero de 2015, por la que se aprueba la Política de gestión de documentos electrónicos y archivo electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC de 27 de febrero de 2015)

Cataluña

ORDEN CLT/172/2014, de 14 de mayo, por la que se aprueba el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalidad de Cataluña

Entidades Locales

Diputación de Barcelona

ANUNCI d'aprovació de la Política de Gestió Documental de la Diputació de Barcelona

Diputación de Valladolid

Resolución de la Presidencia 3994/2015, por la que se aprueba la Política de gestión de documentos de la Diputación Provincial de Valladolid

Universidades

Universidad Pública de Navarra

El Consejo de Gobierno, en sesión de 10 de septiembre de 2019, aprueba la nueva versión de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad  Pública de Navarra.

Universidad de Valladolid

Política de gestión de documentos electrónicos de la Universidad de Valladolid. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 14 de diciembre de 2016.

Universidad de Murcia

Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad de Murcia. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 13 de febrero de 2014.

Otras instituciones

Junta General del Principado de Asturias

Normas de política de gestión de documentos electrónicos de la Junta General del Principado de Asturias 

Senado de España

Política de gestión documental del Senado, aprobada por la Mesa del Senado en su reunión del día 28 de abril de 2020.

Ejemplos de Cuadros de Clasificación de Entidades Locales

Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

Cuadro de Clasificación de Fondos de Archivos Municipales. Grupo de Archiveros Municipales de Madrid

Propuesta de Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos. Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales