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Policy of electronic document management

A policy for the management of electronic documents contains guidance or guidelines defined by an organization for the creation and management of genuine documents, reliable and available over time, in accordance with the functions and activities of its own. The policy was adopted at the highest level within the organization, and assigns responsibilities with regard to coordination and implementation, monitoring and management of treatment of documents through their life cycle.

The Technical Standard policy of interoperability of electronic document management (Opens in new window) , tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.

The Guide to enactment of the technical standard policy of interoperability of electronic document management (Opens in new window) serves as a tool of support for the application and implementation of the provisions of the NTI; its content includes explicit quotes the text of the NTI as explanations and complementary content with them.

Policy models of electronic document management

  • The Policy model electronic document management (Opens in new window)  tiene como objetivo servir como referencia genérica para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Guía de Aplicación.
  • The Modelo A de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (Opens in new window) (PGD-eL) is the result of the work done by valencian organizations of the college of secretaries, conductors and Treasurers Left of the Local administration (COSITAL), association of engineering technicians of computer science at the Local Administration (ATIAL) and the group of archivists and technical expertise in management.
  • The Model B management policy of electronic documents to local entities (Opens in new window) (PGD-eL) elaborado por el Subgrupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Tipo para Entidades Locales, creado en el Grupo de trabajo de Documento, Expediente y Archivo Electrónico, de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.

Ambos modelos A y B contienen modelos orientativos de política de gestión documental local, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.

A continuación se recogen algunos ejemplos de políticas de gestión de documentos electrónicos que se han elaborado y publicado desde diferentes ámbitos de las Administraciones Públicas.

    General state administration

    Ministry of finance (2020)

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGD-e) del Ministerio de Hacienda. De aplicación en el Ministerio de Hacienda y en sus entidades públicas que así lo decidan. Su aplicación en el Ministerio de Política Territorial y Función Pública y en el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que han participado en los trabajos de elaboración, deberá ser aprobada por dichos departamentos. Dado su carácter global, también puede ser válida y de aplicación en las entidades y organismos del sector público que así lo consideren.

    Autonomous Communities

    Community of navarre

    Agreement of the government of navarre, 16 december 2020, which approves the management policy of electronic documents of the administration of the community of navarre and the public Sector Institutional Foral.

    Valencia

    ORDEN 1/2018, de 27 de diciembre, conjunta, de la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico y de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Generalitat.

    NOTE: With this matter also relates the Decree no. 50/2018, of 27 april (Opens in new window) , del Consell, which regulates the documentary management, organization and functioning of the files of the Generalitat.

    Castilla-La Stain

    Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

    Andalusia

    The agreement of 1 august 2017, the council of the government, which approves the management policy of electronic documents of the Junta de andalucia.

    Region of Murcia

    Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia.

    Cantabria

    Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público. 

    Illes Balears

    ACUERDO del Consejo de Gobierno de día 9 de diciembre de 2016 por el que se aprueba la Política de Gestión Documental del Gobierno de las Illes Balears

    The Basque Country

    ORDEN de 27 de septiembre de 2016, del Consejero de Administración Pública y Justicia y del Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

    Aragon

    Decree-law no. 38/2016, of 5 april, the government of aragón, which approves the management policy and archiving of documents of the administration of the autonomous community of aragon and its Agencies.

    The principality of Asturias

    Resolución de 22 de marzo de 2016, de la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana, por la que se aprueba la Política de Gestión de Documentos del Principado de Asturias. (BOPA 31 marzo 2016)
     

    Local entities

    Barcelona provincial council

    ANUNCI d'aprovació de la Política de Gestió Documental de la Diputació de Barcelona

    Universities

    University of Valladolid

    Policy for the management of electronic documents of the university of Valladolid. Document adopted at The governing council of 14 december 2016.

    Universidad de Murcia

    Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Universidad de Murcia. Documento aprobado en Consejo de Gobierno de 13 de febrero de 2014.

    Other institutions

    General Meeting of the principality of Asturias

    Standards of policy for the management of electronic documents of the General meeting of the principality of Asturias

    Senate of spain

    Document management policy of the senate, adopted by the bureau of the senate in its meeting on april 28 2020.

    Examples of classification tables Local Entities

    Model de quadre de classificació d'ajuntaments i consells comarcals. Generalitat de Catalunya

    Table of various types of funds of Municipal Files. The group of the Madrid Municipal Archives

    Propuesta de Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos. Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos Municipales

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