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Metadata

The metadata records management system helped to identify and contextualizing, authenticate documents. While a metadata schema defined the incorporation and metadata management of electronic documents throughout their life cycle. This section provides resources pertaining to the diagram of Metadata for the management of the electronic record.

Metadata records management

The generic definition of ‘ metadata ’, as contained in the spanish national scheme of Interoperability, is “ data that defines and describes other data ". There are different kinds of metadata according to its implementation.

The article 42 of the royal decree 1671/2009 (Opens in new window) , de 6 de noviembre, al desarrollar las disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos, define ‘metadato’ como “cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento”.

El Real Decreto 4/2010 define también ‘metadato de gestión de documentos’ como “información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan”.

It defines ‘ metadata schema ’ as “ an instrument that defines the incorporation and metadata management of content, context and structure of electronic documents throughout their life cycle ”.

The document and electronic file being compulsory minimum metadata and can put The core metadata. Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos in its paragraph VII the allocation of metadata.

The Metadata schema for the management of the electronic (e-EMGDE) (Opens in new window) mentioned by the technical standard policy of interoperability of electronic document management (VII.4, may be used as a reference tool to support the adequacy of each organization to the requirements of interoperability in the field.

The outline e-EMGDE provides:

  • El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente.
  • The description of each of the items and metadata sub-elementos, through the description of each of its characteristics: definition, purpose, obligation, etc.
  • The schemes of values that are needed to complete the values of the relevant metadata.
  • References to the rules used as a basis, as well as other rules that could be relevant.

The Ejemplo de aplicación del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) (Opens in new window) an example of how to apply the scheme of Metadata for the management of the electronic record to an electronic record that will be exchanged and therefore shall contain the minimum required metadata from a functional perspective.

 

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